La rilevazione presenze è la registrazione di entrate, uscite e assenze dei dipendenti. I dati finiscono nel Libro unico del lavoro, da compilare ogni mese. Si può fare con badge, app, tornello o foglio firma: conta che il dato nasca una volta sola e arrivi a chi elabora le paghe senza essere ricopiato. Impronte digitali e geolocalizzazione hanno limiti precisi di privacy.
In molte aziende le presenze fanno tre viaggi. Qualcuno le segna su un foglio, qualcun altro le ricopia su un foglio di calcolo, e a fine mese una terza persona le reinserisce nel programma delle paghe.
Tre passaggi per lo stesso dato, e a ogni passaggio un'occasione per sbagliare un'ora. La rilevazione presenze fatta bene ne ha uno.
Cos'è la rilevazione presenze
Rilevare le presenze significa registrare, per ogni dipendente e per ogni giorno, l'orario di entrata e di uscita, le pause, le ore di straordinario e le assenze con la loro causa: ferie, permessi, malattia.
Quei dati servono a tre cose: calcolare la busta paga, rispettare i limiti di orario e riposo, e sapere quanto lavoro è finito su ogni commessa o reparto.
Cosa dice la legge
Il datore di lavoro deve tenere il Libro unico del lavoro, introdotto dall'articolo 39 del decreto legge 112 del 2008. Dentro, per ogni lavoratore, va il calendario delle presenze: ore lavorate ogni giorno, straordinari, assenze, ferie e riposi. Si compila ogni mese.
Sul modo di misurare le ore è intervenuta la Corte di giustizia dell'Unione europea. Con la sentenza del 14 maggio 2019, causa C-55/18, ha stabilito che gli Stati devono imporre ai datori di lavoro un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare la durata del lavoro giornaliero di ogni lavoratore.
In pratica: serve un sistema, e deve produrre dati verificabili. Quale sistema, lo scegli tu.
I metodi, con pregi e limiti
- Foglio firma. Costa zero e funziona ovunque. Il dato nasce su carta, quindi qualcuno deve ricopiarlo.
- Badge o tessera. Il dipendente passa la tessera su un lettore. Il dato nasce digitale. Serve l'apparecchio e non copre chi lavora fuori sede.
- App sul telefono. Timbratura dal telefono, utile per cantieri, consegne e lavoro da remoto. Va gestito con attenzione il tema della posizione.
- Codice o QR in sede. Il dipendente inquadra un codice esposto sul posto di lavoro. Poca spesa, dato digitale, prova che la persona era lì.
Il criterio per scegliere è uno: dove nasce il dato e quante volte va riscritto prima di arrivare alle paghe.
Privacy: cosa non puoi fare
Impronte digitali e riconoscimento del volto
I dati biometrici sono una categoria particolare secondo il regolamento europeo sulla protezione dei dati. Il Garante per la protezione dei dati personali ha sanzionato più volte aziende ed enti che li usavano per rilevare le presenze: per la sola timbratura li considera, di regola, sproporzionati. Se un fornitore ti propone il lettore di impronte come soluzione normale, chiedi un parere prima di firmare.
Geolocalizzazione
L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori regola gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza: servono un accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. Lo stesso articolo esclude da questa regola gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
Un'app che registra la posizione solo nel momento della timbratura è cosa diversa da una che segue il dipendente per tutta la giornata. La seconda rientra nei controlli a distanza. In entrambi i casi il lavoratore va informato in modo chiaro su quali dati raccogli e perché.
Questa è una sintesi, non un parere: per il tuo caso senti il consulente del lavoro.
Il vero costo: ricopiare
Il sistema di rilevazione è quasi sempre la parte facile. Il tempo si perde dopo, quando le ore devono passare a chi elabora le buste paga.
Se il consulente riceve un foglio da ribattere, il vantaggio del badge si ferma a metà strada. Il punto è far arrivare le presenze nel formato che il programma delle paghe sa leggere, con le anomalie già segnalate: timbrature mancanti, straordinari da autorizzare, assenze senza giustificativo.
È il motivo per cui abbiamo costruito PresenzePro, uno dei prodotti nati dentro i nostri lavori di automazione per le aziende: le presenze del personale senza fogli da ricopiare a fine mese.
Da dove partire
Conta i passaggi. Prendi una timbratura di lunedì e segui il dato fino alla busta paga: quante persone lo toccano, quante volte viene riscritto, quanto passa prima che qualcuno si accorga di un errore.
Se i passaggi sono più di uno, hai trovato il lavoro da togliere.
Domande frequenti
La rilevazione presenze è obbligatoria?
Il datore di lavoro deve registrare le presenze nel Libro unico del lavoro ogni mese. La legge non impone uno strumento specifico, ma i dati devono essere attendibili e verificabili.
Si possono usare le impronte digitali per rilevare le presenze?
Di regola no. I dati biometrici sono una categoria particolare e il Garante per la protezione dei dati personali ha sanzionato più volte il loro uso per la sola timbratura.
Si può usare un'app con GPS per timbrare?
Registrare la posizione solo al momento della timbratura è diverso dal tracciare il dipendente tutto il giorno. Il tracciamento continuo è un controllo a distanza e richiede accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato. Informa sempre i lavoratori e senti il consulente del lavoro.
Cosa va scritto nel Libro unico del lavoro?
Per ogni lavoratore: dati anagrafici e retributivi e il calendario delle presenze, con ore lavorate, straordinari, assenze, ferie e riposi.
Qual è il metodo migliore per una piccola azienda?
Quello in cui il dato nasce digitale una volta sola e arriva a chi fa le paghe senza essere ricopiato. Per molte piccole aziende bastano un'app o un codice da inquadrare in sede.