Il controllo di gestione è l'insieme di strumenti con cui un'azienda verifica, durante l'anno, se i risultati corrispondono agli obiettivi. Funziona in tre tempi: si fissano i numeri attesi (budget), si misurano quelli reali (consuntivo), si analizzano le differenze (scostamenti). In una piccola impresa bastano pochi numeri guardati ogni mese: margine per cliente o prodotto, costi fissi, punto di pareggio.
Il bilancio arriva a primavera e racconta l'anno prima. Per decidere oggi serve sapere come sta andando adesso. Il controllo di gestione è questo: guardare i numeri mentre si può ancora fare qualcosa.
Cos'è il controllo di gestione
È il sistema con cui un'azienda confronta, a intervalli regolari, quello che aveva previsto con quello che sta succedendo.
Non è un obbligo contabile e non sostituisce il commercialista. La contabilità guarda indietro e risponde al fisco. Il controllo di gestione guarda avanti e risponde a chi dirige.
I tre tempi
Budget. Prima dell'inizio del periodo scrivi i numeri che ti aspetti: ricavi, costi, margini. Anche una stima grezza va bene, purché sia scritta.
Consuntivo. Ogni mese misuri i numeri reali.
Scostamenti. Confronti i due e ti chiedi perché sono diversi. Hai venduto meno? Hai venduto lo stesso, ma a prezzi più bassi? I costi sono saliti?
La terza parte è quella che vale. Un numero diverso dal previsto è una domanda, e la risposta di solito indica una decisione.
I numeri che contano in una piccola azienda
Margine di contribuzione
È quello che resta di una vendita dopo aver tolto i costi che esistono solo se vendi: materiali, lavorazioni esterne, provvigioni, trasporti.
Margine di contribuzione = ricavi − costi variabili
Calcolato per cliente, per prodotto o per commessa, dice chi paga davvero i costi dell'azienda. Spesso il cliente che fattura di più non è quello che lascia di più.
Costi fissi
Sono i costi che ci sono anche se non vendi niente: affitto, stipendi, assicurazioni, canoni, ammortamenti.
Punto di pareggio
È il fatturato che serve per coprire tutti i costi.
Punto di pareggio = costi fissi ÷ (margine di contribuzione ÷ ricavi)
Con costi fissi di 200.000 euro e un margine del 40% sui ricavi, il pareggio è 200.000 ÷ 0,40 = 500.000 euro. Sotto quella cifra l'anno chiude in perdita, sopra ogni euro di fatturato lascia 40 centesimi.
Liquidità
Il margine dice se guadagni. Il cash flow dice se arrivi a fine mese. Vanno guardati insieme.
Come partire senza un ufficio dedicato
- Scegli l'unità di misura: cliente, prodotto, commessa o punto vendita. Quella su cui prendi le decisioni.
- Separa i costi variabili dai fissi. La prima volta è un lavoro di qualche giorno, poi resta.
- Calcola il margine per ogni unità sull'ultimo anno.
- Scrivi un budget con tre righe: ricavi, margine, costi fissi.
- Fissa un giorno al mese per confrontare previsto e reale.
Dove si inceppa
Quasi sempre sui dati. I costi stanno nel programma di contabilità, le ore lavorate su un foglio, le vendite nel gestionale, e per metterli insieme qualcuno passa giorni a esportare e incollare.
Così il controllo si fa una volta all'anno, in ritardo, e smette di essere controllo.
Due condizioni lo rendono possibile. Il dato deve nascere giusto: se le ore non vengono attribuite alla commessa quando si lavora, nessun calcolo le recupera. E le fonti devono parlarsi senza che qualcuno ricopi.
È il terreno della business intelligence, ed è il lavoro di Minerva: collegare i sistemi che l'azienda usa già e rispondere a domande come «quanto ha reso il cliente X quest'anno?», con il dettaglio da cui esce il numero.
Domande frequenti
Cos'è il controllo di gestione in parole semplici?
È il confronto periodico tra i risultati previsti e quelli reali di un'azienda, per capire le differenze e correggere la rotta durante l'anno.
Che differenza c'è tra contabilità e controllo di gestione?
La contabilità registra quello che è successo e risponde a obblighi di legge. Il controllo di gestione serve a chi dirige, per decidere.
Cos'è il margine di contribuzione?
È la differenza tra i ricavi e i costi variabili. Indica quanto ogni vendita contribuisce a coprire i costi fissi.
Come si calcola il punto di pareggio?
Dividendo i costi fissi per la percentuale di margine di contribuzione sui ricavi. Con 200.000 euro di costi fissi e un margine del 40%, il pareggio è 500.000 euro.
Una piccola azienda ha bisogno del controllo di gestione?
Sì, in forma semplice: margine per cliente o prodotto, costi fissi e punto di pareggio, guardati ogni mese.
