Il DDT, documento di trasporto, è il documento che accompagna i beni durante la consegna e prova che sono passati da chi vende a chi compra. Deve contenere numero, data, dati di chi cede, di chi riceve e del trasportatore, e la descrizione di natura, qualità e quantità dei beni. Emetterlo permette la fatturazione differita: una sola fattura entro il 15 del mese successivo per tutte le consegne del mese.
Il camion parte con la merce e un foglio. Quel foglio, il DDT, poi torna in ufficio, e qualcuno lo ribatte riga per riga per fare la fattura. È uno dei documenti più ricopiati d'Italia.
Cos'è il DDT
DDT sta per documento di trasporto. Accompagna i beni quando viaggiano da chi li cede a chi li riceve, e dimostra che la consegna è avvenuta.
È stato introdotto dal decreto del Presidente della Repubblica 472 del 1996, che ha abolito la vecchia bolla di accompagnamento per la maggior parte dei beni.
A cosa serve
Ha due funzioni.
Prova la consegna. Se il cliente contesta di aver ricevuto la merce, la copia firmata è la risposta.
Permette di fatturare dopo. Senza DDT la fattura va emessa al momento della consegna. Con il DDT puoi usare la fatturazione differita: un'unica fattura per tutte le consegne fatte nel mese allo stesso cliente, da emettere entro il giorno 15 del mese successivo. Lo prevede l'articolo 21 del decreto sull'IVA.
Cosa deve contenere
Secondo il decreto del 1996, il documento riporta:
- numero progressivo e data;
- dati di chi cede i beni;
- dati di chi li riceve;
- dati dell'incaricato del trasporto, se c'è;
- descrizione dei beni: natura, qualità e quantità.
Va emesso prima che inizi il trasporto o la consegna.
Non ha una forma obbligata. Può essere su carta o in formato elettronico, purché contenga questi elementi.
La causale: quando la merce non è venduta
Se i beni viaggiano per una ragione diversa dalla vendita, il DDT deve dirlo. Le causali più comuni: conto lavorazione, conto visione, riparazione, reso, omaggio.
La causale serve a dimostrare che quel movimento non è una cessione. Senza, il fisco può presumere una vendita non fatturata.
DDT e fattura: come si legano
Nella fattura differita vanno indicati numero e data di ogni DDT a cui si riferisce. È qui che il documento viene ricopiato.
Il percorso tipico in molte aziende:
- il magazzino compila il DDT, a mano o su un programma;
- la copia firmata torna in ufficio;
- a fine mese l'amministrazione riprende tutti i DDT e li inserisce in fattura.
Tre passaggi per dati che erano già scritti al primo. E se tra il documento e la fattura una quantità cambia, nessuno se ne accorge finché il cliente non protesta.
Gli errori più frequenti
- Descrizioni generiche. «Merce varia» non identifica niente.
- Quantità corrette a penna dopo la consegna, senza aggiornare il sistema.
- Causale mancante su resi e lavorazioni.
- DDT non fatturati. Una consegna che resta fuori dalla fattura di fine mese è merce regalata.
- Numerazione con buchi, che in un controllo va spiegata.
Come si smette di ricopiare
Il principio è scrivere il dato una volta. Se il DDT nasce dall'ordine, e la fattura nasce dai DDT, nessuno ribatte niente: si controlla.
Dove il documento è ancora di carta, per esempio quello del fornitore, oggi una macchina può leggerlo: riconosce fornitore, articoli e quantità e li confronta con l'ordine. La persona guarda solo le differenze.
È uno dei lavori del ciclo attivo e passivo da cui parte Minerva quando entra in un'amministrazione.
Questa guida riassume le regole generali. Per casi particolari, come le cessioni verso l'estero o i beni soggetti ad accisa, senti il commercialista.
Domande frequenti
Cosa significa DDT?
Documento di trasporto. Accompagna i beni durante la consegna e prova il passaggio da chi li cede a chi li riceve.
Il DDT è obbligatorio?
Serve se si vuole usare la fatturazione differita. Senza DDT la fattura va emessa al momento della consegna.
Cosa deve contenere un DDT?
Numero progressivo, data, dati di chi cede, di chi riceve e del trasportatore, e la descrizione di natura, qualità e quantità dei beni.
Entro quando va fatturato un DDT?
Con la fatturazione differita, entro il giorno 15 del mese successivo a quello della consegna.
Quando serve la causale sul DDT?
Quando i beni viaggiano per una ragione diversa dalla vendita: conto lavorazione, conto visione, riparazione, reso, omaggio.
