Il ciclo attivo è la sequenza di operazioni che porta un'azienda dall'ordine di un cliente all'incasso: ordine, consegna, fattura, pagamento ricevuto. Il ciclo passivo è la sequenza speculare verso i fornitori: ordine, ricevimento della merce, fattura ricevuta, pagamento. In entrambi gli stessi dati passano da un documento all'altro, e ogni passaggio fatto a mano costa tempo ed errori.
Un'azienda compra e vende. Tutta l'amministrazione, alla fine, sta in queste due parole, e ognuna ha un percorso fatto di documenti che si passano i dati l'un l'altro.
Cos'è il ciclo attivo
Il ciclo attivo riguarda le vendite. Si chiama attivo perché genera crediti: soldi che devono entrare.
Le fasi:
- Offerta o preventivo al cliente.
- Ordine ricevuto e confermato.
- Consegna della merce, con il documento di trasporto, o esecuzione del servizio.
- Fattura emessa.
- Incasso, registrato e abbinato alla fattura.
- Sollecito, se il pagamento non arriva.
Cos'è il ciclo passivo
Il ciclo passivo riguarda gli acquisti. Genera debiti: soldi che devono uscire.
Le fasi:
- Richiesta di acquisto interna.
- Ordine al fornitore.
- Ricevimento della merce e controllo con il documento di trasporto.
- Fattura ricevuta e registrata.
- Controllo: la fattura corrisponde all'ordine e a quello che è arrivato?
- Pagamento alla scadenza.
Il controllo al punto 5 ha un nome: abbinamento a tre vie, tra ordine, consegna e fattura. È quello che impedisce di pagare merce mai arrivata o prezzi diversi da quelli concordati.
Gli stessi dati, scritti più volte
Guarda cosa contiene ogni documento: chi, cosa, quanto, a che prezzo. Sono gli stessi dati che viaggiano dall'ordine alla consegna alla fattura al pagamento.
In teoria si scrivono una volta. In pratica, in molte aziende:
- l'ordine arriva per email e viene ribattuto nel gestionale;
- il documento di trasporto viene compilato guardando l'ordine;
- la fattura viene fatta riprendendo i documenti di trasporto;
- l'incasso viene cercato nell'estratto conto e spuntato a mano.
Nel passivo è lo stesso, al contrario: la fattura del fornitore viene aperta, letta e riscritta, poi confrontata a occhio con l'ordine.
Dove si perde tempo, e soldi
Nei passaggi tra un documento e l'altro. Ogni ricopiatura è un'occasione di errore: una quantità, un prezzo, un codice.
Nei controlli saltati. Quando manca il tempo, l'abbinamento a tre vie è il primo a sparire. Si paga la fattura com'è.
Negli incassi non abbinati. Un bonifico arriva senza riferimento, nessuno sa a quale fattura si riferisce, e il cliente riceve un sollecito per una fattura pagata.
Nelle consegne non fatturate. Un documento di trasporto che non entra in fattura è merce regalata.
Come si accorcia
Tre principi, nell'ordine.
- Il dato si scrive una volta. L'ordine genera il documento di trasporto, che genera la fattura. Chi viene dopo controlla, non riscrive.
- I documenti di carta li legge la macchina. La fattura del fornitore in PDF viene letta in automatico e confrontata con l'ordine. La persona guarda le differenze.
- Gli incassi si abbinano da soli dove il riferimento è chiaro, con la riconciliazione bancaria, e restano a una persona solo i casi dubbi.
Il risultato pratico è uno scadenzario sempre aggiornato, e quindi una previsione di cassa affidabile.
Non serve cambiare gestionale. Serve collegare i pezzi che ci sono già. È il lavoro per cui esiste Minerva: si entra nell'amministrazione un passaggio alla volta, partendo da quello che costa più ore.
Da dove partire
Prendi un ordine cliente della settimana scorsa e seguilo fino all'incasso. Conta quante volte i suoi dati sono stati riscritti e da quante persone.
Poi fai lo stesso con un ordine a un fornitore. Il passaggio con più riscritture è il primo da sistemare.
Domande frequenti
Cos'è il ciclo attivo?
È l'insieme delle operazioni legate alle vendite: ordine del cliente, consegna, fattura emessa e incasso.
Cos'è il ciclo passivo?
È l'insieme delle operazioni legate agli acquisti: ordine al fornitore, ricevimento della merce, fattura ricevuta e pagamento.
Perché si chiamano attivo e passivo?
Perché il primo genera crediti, cioè attività, e il secondo genera debiti, cioè passività.
Cos'è l'abbinamento a tre vie?
È il controllo che confronta ordine, documento di consegna e fattura del fornitore prima di pagare.
Si possono automatizzare ciclo attivo e passivo?
Sì, in larga parte: i dati passano da un documento al successivo senza essere ricopiati, e le fatture ricevute vengono lette e confrontate con gli ordini in automatico. I casi dubbi restano a una persona.
