Lo scadenzario è la lista, ordinata per data, di tutti gli importi che l'azienda deve incassare dai clienti e pagare a fornitori, banche, dipendenti ed erario. Serve a sapere oggi se fra trenta giorni ci saranno i soldi. Si divide in scadenzario attivo (crediti) e passivo (debiti) e vale solo se è aggiornato: uno scadenzario vecchio di una settimana dà una risposta sbagliata.
Lo scadenzario risponde a una domanda che ogni imprenditore si fa di notte: fra un mese avrò i soldi per pagare tutti?
La risposta sta in una lista di date e importi. Quando la lista è aggiornata la leggi in un minuto. Quando è ferma alla settimana scorsa, la ricostruisci a memoria.
Cos'è lo scadenzario
Lo scadenzario è l'elenco di tutti i pagamenti futuri, in entrata e in uscita, ordinati per data di scadenza.
- Scadenzario attivo: quello che devi incassare. Fatture emesse e non ancora pagate, rate, ricevute bancarie.
- Scadenzario passivo: quello che devi pagare. Fatture dei fornitori, stipendi, contributi, F24, rate di mutui e leasing, affitti.
Messi uno accanto all'altro danno il quadro della liquidità: per ogni settimana, quanto entra, quanto esce e cosa resta.
Cosa deve contenere ogni riga
Una riga dello scadenzario ha bisogno di poche informazioni, ma tutte.
- Chi: cliente o fornitore.
- Documento: numero e data della fattura.
- Importo ancora da incassare o da pagare, al netto degli acconti.
- Data di scadenza concordata.
- Modalità: bonifico, ricevuta bancaria, addebito diretto, contanti.
- Stato: aperta, pagata in parte, saldata, sollecitata.
Lo stato è il campo che manca più spesso, ed è quello che trasforma una lista in uno strumento. Senza stato non sai quali clienti hai già sollecitato.
Da dove nascono le scadenze
La data di scadenza dipende dai termini di pagamento scritti nel contratto o in fattura. Tra imprese la regola generale, fissata dal decreto legislativo 231 del 2002, è di trenta giorni. Le parti possono concordare un termine più lungo: oltre i sessanta giorni l'accordo deve essere espresso e non gravemente iniquo per il creditore.
In pratica significa che la scadenza va letta dalla fattura, non supposta. Una fattura a «30 giorni fine mese» emessa il 10 settembre scade il 31 ottobre, non il 10 ottobre. Chi calcola a mano sbaglia proprio qui.
Come si costruisce, in quattro passi
- Raccogli tutte le fatture aperte, emesse e ricevute, con la loro data di scadenza.
- Aggiungi le scadenze senza fattura: stipendi, contributi, imposte, rate. Sono quelle che si dimenticano.
- Ordina per data e raggruppa per settimana.
- Confronta con il saldo in banca. Se in una settimana le uscite superano quello che hai più quello che entra, hai trovato il problema con un mese di anticipo.
Un foglio di calcolo basta per partire. Il limite arriva presto: ogni incasso e ogni pagamento vanno spuntati a mano, e il giorno in cui qualcuno se ne dimentica lo scadenzario smette di essere vero.
Perché lo scadenzario invecchia
Uno scadenzario si aggiorna da due fonti: le fatture nuove e i pagamenti avvenuti. Le fatture stanno nel gestionale o nel cassetto fiscale. I pagamenti stanno nell'estratto conto.
Se qualcuno deve ricopiare da una parte all'altra, l'aggiornamento dipende dal tempo di quella persona. Il controllo tra pagamenti e fatture è la riconciliazione bancaria: fatta quella, lo scadenzario si chiude da solo.
È uno dei lavori da cui parte Minerva: collega i dati che l'azienda ha già e risponde a domande dirette, come «chi deve pagarmi questa settimana?» oppure «quali fornitori scadono entro venerdì?», con la fattura da cui arriva ogni numero.
Cosa farne ogni settimana
Lo scadenzario serve se qualcuno lo guarda con una cadenza fissa. Un quarto d'ora il lunedì mattina è sufficiente per tre decisioni: chi sollecitare, chi pagare, cosa rimandare parlandone prima con il fornitore.
Per i crediti scaduti c'è una procedura precisa, che spiego nella guida al sollecito di pagamento.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra scadenzario attivo e passivo?
Lo scadenzario attivo elenca i crediti, cioè quello che i clienti devono pagarti. Quello passivo elenca i debiti verso fornitori, dipendenti, banche ed erario.
Lo scadenzario è obbligatorio?
No, non è una scrittura obbligatoria. È uno strumento di gestione: serve a prevedere la liquidità e a non dimenticare i pagamenti.
Si può fare uno scadenzario con Excel?
Sì. Servono le colonne cliente o fornitore, documento, importo, scadenza, modalità e stato. Il limite è che ogni pagamento va spuntato a mano.
Ogni quanto va aggiornato lo scadenzario?
Almeno una volta a settimana, meglio a ogni incasso e pagamento. Uno scadenzario non aggiornato dà un saldo previsto sbagliato.
Qual è il termine di pagamento tra imprese?
In generale trenta giorni, secondo il decreto legislativo 231 del 2002. Si può concordare un termine più lungo; oltre i sessanta giorni l'accordo deve essere espresso e non gravemente iniquo per chi deve incassare.