Il sollecito di pagamento è la comunicazione con cui chiedi a un cliente di saldare una fattura scaduta. Funziona in tre tempi: un promemoria cortese pochi giorni dopo la scadenza, un secondo sollecito con una data precisa, poi la messa in mora scritta via PEC o raccomandata. Tra imprese gli interessi di mora decorrono da soli dal giorno dopo la scadenza: nel secondo semestre 2026 il tasso è del 10,40%.
Una fattura scaduta da dieci giorni si incassa con una telefonata. La stessa fattura dopo sei mesi si incassa con un avvocato. In mezzo c'è il sollecito di pagamento, e conta soprattutto quando parte.
Cos'è un sollecito di pagamento
Il sollecito di pagamento è la richiesta, rivolta a un cliente, di saldare un importo già scaduto. Può essere una email, una telefonata, una lettera formale.
Ha due funzioni. La prima è pratica: molti ritardi sono dimenticanze, e un promemoria li chiude. La seconda è legale: una richiesta scritta fatta nel modo giusto mette il debitore in mora e interrompe la prescrizione del credito.
I tre tempi del sollecito
1. Il promemoria
Parte tre o cinque giorni dopo la scadenza. Tono cortese, nessuna accusa: dai per scontato che sia una svista. Bastano quattro righe con numero e data della fattura, importo, scadenza e coordinate per il pagamento.
2. Il secondo sollecito
Parte dopo altri dieci o quindici giorni di silenzio. Il tono resta educato ma cambia una cosa: indichi una data entro cui aspetti il pagamento e chiedi di segnalarti eventuali contestazioni. Una contestazione detta ora è un'informazione utile. Detta davanti a un giudice è un problema.
3. La messa in mora
È la diffida formale, scritta, mandata con un mezzo che prova la ricezione: PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno. Contiene l'intimazione a pagare entro un termine, di solito tra sette e quindici giorni, e l'avviso che in mancanza procederai per vie legali.
La richiesta scritta di adempimento costituisce in mora il debitore secondo l'articolo 1219 del Codice civile, e interrompe la prescrizione secondo l'articolo 2943. Da qui in avanti conviene farsi assistere da un legale.
Cosa scrivere: un modello di secondo sollecito
Gentile [nome], ti scrivo per la fattura n. [numero] del [data], di [importo] euro, scaduta il [data scadenza]. A oggi non ci risulta il pagamento. Ti chiedo di provvedere entro il [data], sul conto [IBAN]. Se hai già pagato, mandami la contabile così la abbiniamo. Se c'è qualcosa che non torna nella fattura, scrivimelo e lo sistemiamo.
Quattro elementi non possono mancare: quale fattura, quanto, entro quando, come pagare. Un sollecito senza data è un'opinione.
Interessi di mora: cosa puoi chiedere
Tra imprese, e tra imprese e pubblica amministrazione, vale il decreto legislativo 231 del 2002.
- Gli interessi partono da soli. Decorrono dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di una messa in mora.
- Il tasso è fissato ogni semestre. È il tasso di riferimento della Banca centrale europea più otto punti. Per il periodo dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 il Ministero dell'Economia ha comunicato un tasso di riferimento del 2,40%: gli interessi di mora sono quindi del 10,40%.
- Hai diritto a 40 euro forfettari per ogni fattura pagata in ritardo, come rimborso dei costi di recupero, salvo provare un danno maggiore.
Queste regole non si applicano ai rapporti con i consumatori, dove valgono norme diverse.
Perché i solleciti partono tardi
Il motivo è quasi sempre lo stesso: nessuno sa chi è in ritardo finché qualcuno non controlla. La lista dei crediti scaduti nasce dal confronto tra lo scadenzario e i pagamenti arrivati in banca, e quel confronto richiede tempo.
Se l'elenco si aggiorna da solo, il promemoria parte al terzo giorno e non al quarantesimo. È uno dei lavori dell'amministrazione che Minerva prende in carico: tiene la lista di chi deve pagare e da quando, prepara il testo, e lascia a una persona la decisione di mandarlo. Con alcuni clienti un sollecito automatico rovina un rapporto: quella scelta resta tua.
Cosa fare se il cliente non paga comunque
Dopo la messa in mora le strade sono due: un accordo scritto su un piano di rientro, oppure il recupero giudiziale, che di solito parte da un decreto ingiuntivo. Entrambe richiedono un legale.
Un'avvertenza sui tempi: i crediti si prescrivono, in generale dopo dieci anni e per alcuni tipi di credito dopo un periodo più breve. Verifica il termine del tuo caso con il legale prima di lasciar passare gli anni.
Domande frequenti
Dopo quanti giorni si manda un sollecito di pagamento?
Il primo promemoria può partire da tre a cinque giorni dopo la scadenza. Aspettare settimane riduce le probabilità di incassare senza discussioni.
Il sollecito di pagamento via email ha valore?
Una email è utile come promemoria. Per la messa in mora serve un mezzo che provi la ricezione, come la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Quanto sono gli interessi di mora nel 2026?
Per le transazioni commerciali, dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 sono del 10,40%: il tasso di riferimento del 2,40% più otto punti. Nel primo semestre erano del 10,15%.
Serve la messa in mora per chiedere gli interessi tra imprese?
No. Nelle transazioni commerciali gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza.
Cosa sono i 40 euro di risarcimento per ritardato pagamento?
Sono un importo forfettario, previsto dal decreto legislativo 231 del 2002, che il creditore può chiedere per i costi di recupero di ogni pagamento in ritardo.