La riconciliazione bancaria è il controllo che mette a confronto i movimenti dell'estratto conto con quelli registrati in contabilità, e spiega ogni differenza. Si fa conto per conto, di solito ogni mese, abbinando ogni riga della banca a una registrazione. Serve a trovare errori, pagamenti dimenticati, addebiti non dovuti e incassi non attribuiti.
A fine mese il saldo della banca dice una cifra e la contabilità ne dice un'altra. La riconciliazione bancaria è il lavoro che spiega la differenza, riga per riga.
È un controllo noioso e per questo spesso rimandato. Rimandarlo costa: più tempo passa, più movimenti ci sono da abbinare e meno qualcuno ricorda a cosa si riferivano.
Cos'è la riconciliazione bancaria
Riconciliare significa abbinare. Da una parte i movimenti dell'estratto conto, dall'altra quelli registrati in azienda, a partire dalla prima nota. Ogni riga della banca deve trovare la sua registrazione, e viceversa.
Alla fine restano due elenchi di movimenti non abbinati:
- In banca ma non in contabilità: commissioni, interessi, addebiti diretti, incassi di cui nessuno ha avvisato l'amministrazione.
- In contabilità ma non in banca: assegni emessi e non ancora incassati, bonifici disposti a fine mese e addebitati il mese dopo, registrazioni sbagliate.
Quando ogni differenza ha una spiegazione, il conto è riconciliato.
Come si fa, passo per passo
- Parti dal saldo. Confronta il saldo finale dell'estratto conto con quello della contabilità alla stessa data.
- Abbina gli importi uguali con data vicina. La maggior parte dei movimenti si chiude qui.
- Registra quello che la banca sa e tu no: spese, commissioni, interessi.
- Segna i movimenti in transito, cioè registrati in azienda e non ancora passati in banca. Si chiuderanno il mese successivo.
- Indaga il resto. Un importo senza spiegazione è un errore di registrazione, un doppio pagamento o un addebito da contestare.
Un esempio
L'estratto conto al 30 settembre chiude a 18.400 euro. La contabilità dice 19.150. La differenza è 750 euro.
Abbinando trovi tre cose: 35 euro di commissioni mai registrate, un addebito di 215 euro per un'assicurazione che nessuno aveva segnato, e un bonifico di 500 euro a un fornitore registrato due volte. 35 più 215 più 500 fa 750. Il conto torna, e hai scoperto una registrazione doppia.
Il caso che costa di più: i bonifici cumulativi
Il lavoro si complica quando un movimento della banca corrisponde a molte registrazioni.
Succede con i pagamenti dei fornitori disposti in un'unica distinta: in azienda sono quindici fatture pagate, in banca è un addebito solo. Succede al contrario con gli incassi di carte e pagamenti elettronici, accreditati in blocco e al netto delle commissioni.
Chi riconcilia deve ricostruire a mano quali fatture stanno dentro quel totale. È il punto in cui una persona esperta spende ore, ed è anche il punto in cui una macchina aiuta di più: cercare la combinazione di fatture che dà quell'importo è un calcolo.
Perché farla a mano non regge
L'estratto conto esiste già in formato elettronico. Le banche lo esportano in file strutturati, leggibili da un programma, e le fatture sono elettroniche per obbligo. Stampare l'estratto e spuntarlo con l'evidenziatore significa ignorare che i due elenchi sono già confrontabili da una macchina.
La riconciliazione automatica funziona così: il sistema abbina da solo i movimenti certi, propone gli abbinamenti probabili e lascia alla persona solo le eccezioni. La persona decide, il sistema ricorda la decisione per la volta dopo.
È la logica di Minerva: i conti li fa il sistema, la firma resta tua. Nessun pagamento parte da solo e nessuna registrazione si chiude senza che qualcuno la veda.
Ogni quanto farla
Ogni mese è il minimo. Chi ha molti movimenti la fa ogni settimana, e chi la automatizza la fa ogni giorno senza accorgersene.
Una riconciliazione frequente ha un effetto pratico: lo scadenzario resta vero, perché le fatture pagate escono dalla lista appena il pagamento compare in banca.
Domande frequenti
Cos'è la riconciliazione bancaria in parole semplici?
È il confronto tra i movimenti dell'estratto conto e quelli registrati in contabilità, per verificare che coincidano e spiegare ogni differenza.
Ogni quanto si fa la riconciliazione bancaria?
Almeno una volta al mese per ogni conto. Con molti movimenti conviene farla ogni settimana.
Chi fa la riconciliazione bancaria?
Di solito l'amministrazione dell'azienda o lo studio del commercialista, a seconda di chi tiene la contabilità.
Cosa sono i movimenti in transito?
Sono operazioni registrate in azienda ma non ancora passate in banca, come un assegno emesso e non incassato o un bonifico disposto l'ultimo giorno del mese.
Si può automatizzare la riconciliazione bancaria?
Sì. Un sistema abbina da solo i movimenti certi, propone quelli probabili e lascia alla persona le eccezioni. Il controllo finale resta umano.