La prima nota è l'elenco in ordine di data di tutti i movimenti di denaro dell'azienda: incassi, pagamenti, versamenti, prelievi. Si tiene separata per cassa e per banca, una riga per movimento, con data, descrizione, importo in entrata o in uscita e documento collegato. La legge non la impone come libro obbligatorio, ma senza prima nota il commercialista lavora al buio.
La prima nota è il quaderno dove l'azienda scrive, giorno per giorno, ogni euro che entra e ogni euro che esce. Si chiama così perché è la prima registrazione di un fatto: viene prima della contabilità ufficiale, e la alimenta.
Chi la tiene bene sa ogni sera quanti soldi ha. Chi la tiene male lo scopre a fine mese, quando qualcuno ricostruisce i movimenti dall'estratto conto.
Cos'è la prima nota e a cosa serve
La prima nota è un registro cronologico dei movimenti finanziari. Ogni riga racconta un fatto: ho incassato una fattura, ho pagato un fornitore, ho versato contanti in banca.
Serve a tre cose. Dà al commercialista i dati per registrare la contabilità. Ti dice il saldo di cassa e di banca senza aspettare nessuno. E lascia una traccia: fra sei mesi saprai perché quel giorno sono usciti 1.200 euro.
Il Codice civile, all'articolo 2214, elenca i libri che l'imprenditore deve tenere: il libro giornale e il libro degli inventari, più le scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa. La prima nota non compare nell'elenco. È uno strumento di lavoro, non un obbligo di forma: per questo ogni azienda la tiene a modo suo, e per questo spesso la tiene male.
Prima nota cassa e prima nota banca
Conviene tenere due prime note separate.
- Prima nota cassa: i movimenti in contanti. Corrispettivi incassati, piccole spese, versamenti in banca, prelievi.
- Prima nota banca: i movimenti del conto corrente. Bonifici ricevuti e fatti, addebiti, commissioni, carte, F24.
Chi ha più conti tiene una prima nota per conto. Mescolare tutto in un foglio solo è l'errore che rende impossibile capire dove manca un importo.
Come si compila: i campi che servono
Per ogni movimento bastano sei informazioni.
- Data del movimento, non della registrazione.
- Descrizione leggibile da un'altra persona: «Incasso fattura 124 Rossi srl», non «bonifico».
- Entrata o uscita, in due colonne distinte.
- Saldo aggiornato dopo la riga.
- Documento collegato: numero di fattura, ricevuta, scontrino.
- Conto interessato, se ne hai più di uno.
Un esempio
Il 3 del mese incassi in contanti 250 euro di corrispettivi: entrata in prima nota cassa. Il 4 versi 200 euro in banca: uscita dalla cassa ed entrata nella prima nota banca, lo stesso giorno e con la stessa descrizione. Il 5 paghi con bonifico la fattura 88 del fornitore per 610 euro: uscita dalla banca, con il numero della fattura nella colonna del documento.
Tre movimenti, quattro righe. Il versamento ne genera due perché i soldi escono da una parte ed entrano nell'altra.
Gli errori che costano ore a fine mese
Il primo è ricopiare. Molte aziende stampano l'estratto conto e lo ribattono riga per riga. Quei dati esistono già in formato elettronico: la banca li esporta, e ricopiarli a mano aggiunge solo errori di battitura.
Il secondo è la descrizione muta. «Bonifico», «pagamento», «varie» obbligano chi viene dopo a riaprire l'estratto conto e le fatture per capire di cosa si parla.
Il terzo è registrare a blocchi. Chi aggiorna la prima nota una volta al mese ha perso i dettagli dei contanti e passa una giornata a ricostruirli.
Il quarto è saltare il controllo. Il saldo della prima nota banca deve coincidere con quello dell'estratto conto. Quel confronto si chiama riconciliazione bancaria, e se non torna conviene scoprirlo subito.
Quando conviene smettere di farla a mano
Un foglio di calcolo regge finché i movimenti sono poche decine al mese. Quando diventano centinaia, il costo vero è il tempo di una persona che ricopia dati già scritti da un'altra parte.
La strada è far leggere alla macchina quello che è già digitale: l'estratto conto esportato dalla banca, le fatture elettroniche, le ricevute dei pagamenti. La persona controlla, corregge le eccezioni e autorizza. È l'idea da cui parte Minerva, che entra nell'amministrazione proprio dai lavori ricopiati a mano, una stanza alla volta.
Da lì il passo dopo è naturale: con i movimenti in ordine, lo scadenzario si aggiorna quasi da solo.
Domande frequenti
La prima nota è obbligatoria?
No, il Codice civile non la elenca tra i libri obbligatori. È però lo strumento con cui l'azienda passa i movimenti al commercialista, quindi in pratica serve a tutti.
Che differenza c'è tra prima nota e libro giornale?
La prima nota è un registro di lavoro dei movimenti di denaro, tenuto dall'azienda. Il libro giornale è una scrittura contabile obbligatoria, in partita doppia, di solito tenuta dal commercialista partendo anche dalla prima nota.
Ogni quanto va aggiornata la prima nota?
Ogni giorno per la cassa, almeno ogni settimana per la banca. Più aspetti, più dettagli perdi e più tempo serve a ricostruirli.
Si può fare la prima nota con Excel?
Sì, per volumi piccoli. Servono le colonne data, descrizione, entrate, uscite, saldo e documento, e un foglio per ogni conto. Oltre qualche centinaio di righe al mese conviene importare i movimenti dalla banca.
Chi deve tenere la prima nota, l'azienda o il commercialista?
L'azienda, perché è lei che vede i movimenti ogni giorno. Il commercialista la usa per registrare la contabilità.