Gestire il magazzino significa sapere in ogni momento quanta merce c'è, dove si trova e quando riordinarla. Si regge su due registrazioni, il carico quando la merce entra e lo scarico quando esce, e su due numeri per ogni articolo: la scorta minima e il punto di riordino. Le giacenze diventano false quando una delle due registrazioni viene saltata o fatta in ritardo.
Il programma dice dodici pezzi. Sullo scaffale ce ne sono tre. Il cliente ha già ordinato, e tu l'hai scoperto adesso.
Quasi tutti i problemi di magazzino sono questo: il numero a sistema e il numero vero non coincidono.
Cosa vuol dire gestire il magazzino
Tre domande a cui rispondere senza andare a contare:
- Quanto ce n'è?
- Dove sta?
- Quando e quanto riordinare?
Carico e scarico
La giacenza è un conto semplice.
Giacenza = giacenza iniziale + carichi − scarichi
Carico: la merce entra. Arrivo da fornitore, reso da cliente, produzione finita.
Scarico: la merce esce. Vendita, consumo in produzione, reso a fornitore, scarto.
Se le due registrazioni sono fatte tutte e subito, la giacenza è giusta. Non servono altri segreti.
Dove le giacenze diventano false
- Il carico viene fatto, lo scarico no. Il caso più comune: si registra la merce che arriva, perché c'è un documento, e non quella che esce, perché si fa di corsa. Il sistema si riempie di merce che non esiste più.
- Registrazioni in ritardo. Si carica a fine settimana. Per cinque giorni il numero è sbagliato.
- Unità di misura diverse. Compri a scatole, vendi a pezzi, e nessuno converte.
- Codici doppi. Lo stesso articolo con due codici, e la giacenza divisa in due.
- Prelievi non registrati. Campioni, omaggi, pezzi rotti, prelievi interni.
- Errori di battitura quando i documenti vengono ricopiati.
Scorta minima e punto di riordino
Per ogni articolo che non può mancare servono due numeri.
Scorta di sicurezza. La quantità che tieni per coprire gli imprevisti: un ritardo del fornitore, una settimana di vendite sopra la media.
Punto di riordino. La giacenza sotto la quale devi ordinare.
Punto di riordino = consumo medio giornaliero × giorni di consegna + scorta di sicurezza
Un esempio
Vendi in media 10 pezzi al giorno. Il fornitore consegna in 7 giorni. Tieni 30 pezzi di sicurezza.
10 × 7 + 30 = 100. Quando la giacenza scende a 100 pezzi, ordini. Nei sette giorni di attesa ne consumi 70, e ti restano i 30 di sicurezza.
Senza questo numero si riordina quando qualcuno nota lo scaffale vuoto, cioè tardi.
Quali articoli seguire da vicino
Non tutti pesano uguale. In quasi ogni magazzino pochi articoli fanno gran parte del valore.
Ordina gli articoli per valore movimentato in un anno e dividili in tre gruppi: i pochi che valgono di più, quelli intermedi, i molti che valgono poco. I primi vanno controllati spesso, con scorta e riordino calcolati. Per gli ultimi bastano regole semplici.
Merce ferma
La merce che non gira è denaro fermo, e occupa spazio.
L'indice di rotazione dice quante volte in un anno il magazzino si rinnova.
Rotazione = quantità vendute in un anno ÷ giacenza media
Un articolo con rotazione 12 si rinnova ogni mese. Uno con rotazione 0,5 resta sullo scaffale due anni. Una lista degli articoli non movimentati da sei mesi, guardata due volte l'anno, libera spazio e liquidità.
L'inventario
Una volta l'anno la merce va contata, anche per il bilancio. Ma un solo conteggio all'anno scopre gli errori quando è tardi.
Funziona meglio l'inventario a rotazione: ogni settimana si conta un piccolo gruppo di articoli, a partire da quelli di maggior valore. In un anno si conta tutto, senza fermare l'attività, e gli errori emergono finché sono piccoli.
Come si smette di ricopiare
Il principio è lo stesso dell'amministrazione: il dato si scrive una volta.
- Il carico nasce dall'ordine al fornitore e dal documento di trasporto: chi riceve conferma le quantità, non le riscrive.
- Lo scarico nasce dal documento di vendita.
- Un lettore di codici, o anche il telefono, registra il movimento nel momento in cui avviene.
Quando carichi e scarichi sono affidabili, domande come «quali articoli sono fermi da sei mesi?» o «cosa sta per finire?» hanno una risposta immediata. È il tipo di domanda per cui esiste Minerva, che nel magazzino entra dopo aver messo ordine nei documenti.
Domande frequenti
Cosa significa gestire il magazzino?
Sapere in ogni momento quanta merce c'è, dove si trova e quando va riordinata, registrando tutte le entrate e le uscite.
Cosa sono carico e scarico di magazzino?
Il carico è la registrazione della merce che entra, lo scarico quella della merce che esce. La giacenza è la differenza.
Come si calcola il punto di riordino?
Consumo medio giornaliero per i giorni di consegna del fornitore, più la scorta di sicurezza.
Perché le giacenze a sistema non coincidono con quelle reali?
Di solito perché gli scarichi non vengono registrati o vengono registrati in ritardo, per codici doppi o unità di misura diverse.
Ogni quanto va fatto l'inventario?
Almeno una volta l'anno. Conviene aggiungere un inventario a rotazione, contando ogni settimana un piccolo gruppo di articoli.
